суббота, 20 ноября 2010 г.

Dropbox / Удалённо работаем над общими (с коллегами) документами

Давно искал, как оптимизировать работу с документами между всеми коллегами (и в Одессе, и в удалёных офисах - Южный, Николаев, Ильичёвск, Харадхере, Гоа, где угодно). Нашёл.

Основное неудобство работы - используемые нами документы (пароходные папки с заполненными приходными-отходными документами, стейтментами, письмами, нотисами, заявками и т.д., постоянно обновляемые справочники, сводки, приказы, документы системы управления и прочее и прочее) лежат на офисном сервере. Доступ к нему есть только из одесского офиса (а из Южного, Николаева, или с ноутбука, подключенного к сети через мобилку, всё хозяйство недосягаемо). Если в выходной день или "в полевых условиях" что-то нужно, так запросто и не достать, надо ехать в офис.
Постоянно сбрасывать всё нужное на флэшку - не вариант, обновления бывают очень часто, и гарантий, что имеющаяся на флэшке версия документа актуальна, нет. Вариант решения нашёлся - использование сервиса "Дропбокс". Это простой способ хранить файлы онлайн, автоматически синхронизировать их между несколькими компьютерами и делиться ими с другими.


Вкратце: нужно зарегистрироваться, установить клиентскую программку и всё. Потом можно сбрасывать файлы в папку DropBox на наших ноутах. А программа будет уже сама синхронизировать данные с данными на своём сервере, и отправлять их остальным коллегам.

Плюсы: - Удобный обмен файлами. Всё происходит на наших компьютерах. Не нужно подключаться к офисному серверу или даже открывать веб интерфейс.
- Удобная синхронизация данных. Происходит без непосредственного участия пользователя, в фоновом режиме. Впрочем, всё настраивается,
можно отключить синхронизацию "by default".
- Можно подключить произвольное количество компьютеров. Все остальные сотрудники, подключенные к интернету (всё равно, откуда и каким способом), и которым дан доступ к нашей рабочей папке, будут немедленно видеть обновления: новые файлы, созданные коллегами, скачаются и появятся в папке, а старые версии уже существующих - обновятся.



- Хранение старых версий файлов. Если что-то изменили или удалили по ошибке - не проблема, он-лайн хранится вся история изменений за последние 30 дней, можно в любой момент "откатиться" к желаемому варианту.
- Папка для "публичных" документов. Нужно отправить кому-то что-то чересчур объёмное, что не влезет в e-mail (10-20-30 МБ)? Можно просто загрузить фотографии или архив в папку Public и получить ссылку для закачки в контекстном меню (правой кнопкой мыши по желаемым файлам). Получатель сможет скачать файлы по этой ссылке с любого компьютера. Если данные конфиденциальны - можно положить содержимое в запароленный архив, а пароль - послать вдогонку почтой.
- "Расшаренные" папки. С содержимым могут работать несколько человек. В случае, если два разных пользователя обновили файлы одновременно, будут созданы две отдельные копии с именами их авторов, которые можно будет сравнить, а ненужное удалить.
- Дропбокс можно очень удобно использовать для удаленного старта закачек в uTorrent, для незамысловатого веб-хостинга и много-много ещё чего. Впрочем, это далеко выходит за рамки наших задач.

Минусы:
- Если у кого-то долго висит открытый документ - дропбокс не сможет его синхронизировать, пока документ не закроешь.
- Данные хранятся на таки удалённом сервере dropbox.com
(По заявлениям разработчиков, сервис невероятно конфиденциален и несанкционированные утечки информации невозможны. Администраторы серверов не могут смотреть содержимое наших файлов, оно зашифровано при помощи AES-256 и доступно только после ввода имени и пароля. А данные между клиентом и сервером передаются по протоколу SSL (шифрованный трафик). Но можно перестраховаться и ничего сверхважногосекретного в дропбоксе не хранить. А в генеральных декларациях или драфтах стейтмента особой военной тайны и так, к счастью, нет.)

Объём хранилища. Dropbox даёт каждому 2 гигабайта в пользование бесплатно. Если по этой ссылке - то 2,5 ГБ (при регистрации по реферальной ссылке по 500 добавочных мегабайт получают и старый, и новый пользователь). Для небольшого количества текущих документов, как в нашей ситуации, с головой хватит. После перехода по ссылке попадаем на страницу регистрации, где нужно ввести имя, мыло и пароль. По понятным причинам, общий рабочий e-mail лучше не использовать :)

Если трафик дорогой или медленный, можно выбрать отдельные подпапки для синхронизации. То есть если на пароходе с ноутом через мобилку нужно получить последнюю версию (например) генеральной декларации, можно отключить синхронизацию подпапки с (например) подходными нотисами, чтобы трафик и время не терять на их закачку.
Отличная штука, рекомендую.

Комментариев нет:

Отправить комментарий